ネットショップを
開業しようする際、
サイトを構築したり
社用のメールアドレスを使い分けたり
準備をしていきますが、
実は
ネットショップは準備よりも、
運営していく方が
雑多な作業が多いです。
特に、
お客様とのメールのやりとりは、
ショップの評価を
左右する重要な仕事です。
ネット ショップのメールアドレスの使い分け。メールの例文のテンプレート
コロナ禍の影響で、
ネットショッピングの
需要が増えています。
これを機に、
ネットショップの運営に
興味を持っている人は多いはず。
ネットショップを
開業するにあたり
欠かせないツールがメールです。
ネットショップと
お客様のやりとりは
全てメールで完結します。
そこで、
ネットショップの
メールについて調べてみました。
通常、
ネットショップのメールは
「自動送信メール」と
「手動送信メール」に
分けられます。
自動送信メールは、
ネットショップで注文した時の
注文確認メール、
支払いや振込を受け取った時の
入金確認メール、
商品を発送した時に
発送日をしらせる
商品発送完了メールなどがあります。
ネットショップの
注文確認メールは、
商品購入と同時に
ショップから自動送信されるので、
もし
メールが届かない場合は、
アドレス間違いか、
迷惑メールに入っている
可能性があるので
ショップに問い合わせが必要です。
さらに、
注文確認メールを受け取ったら、
住所、氏名、メールアドレスなどの
入力した個人情報の確認が大切です。
入力間違いが意外に多く、
注文がキャンセルになったり、
その後のメールが
届かなかったりなど
ネットショップとの
問題の原因となってしまいます。
手動送信メールは、
ネットショップ側で、
欠品、納期や発送の遅延、
発送ミスなどの問題があった場合や、
お客様側から、
商品の交換や
キャンセルの可不可などの
質問や
問い合せメールがあった場合に、
ショップが個人対応で返信するメールです。
この時のメールの対応を誤ると、
ネットの評価が下がったり、
SNSで炎上したり
ビジネスとして
最悪な事態となってしまいます。
あらかじめ
送信メールのテンプレートを
作っておくと、
効率的で
対応が一貫できるので便利です。
ネットで検索すると、
ネットショップで
よく使われるメールの文例集が
たくさん出てきます。
最近では、
日本のネットショップに、
海外から
問い合わせのメールが
届くこともあるので、
返信メールの
英語版テンプレートを
作っておくと、
英語メールに
慌てずに対応できます。
ネットショップの
例文メールのテンプレートは、
件名
（メールタイトル。
例：商品キャンセルのお知らせ）、
ヘッダー（挨拶文）、
本文（要件）、
フッター（結び文や署名）で
構成されています。
お客様が
メールを読んでくれるように、
特に件名は分かりやすく書きます。
話は変わりますが、
ネットショップからの
メールに絡んだ
フィッシング詐欺が
社会問題になっているのを
ご存知ですか？
最近では、
郵便局やエディオンを名乗る
偽のネットショップから
メールが送られてきて、
個人情報が
盗まれたケースがありました。
郵便局からのメールなんて
ついつい信用してしまいますが、
間違って個人情報を
入力して悪用されたら大変です。
フィッシングメールを
見分ける方法って
あるのでしょうか。
信用のあるネットショップの多くは、
メールアドレスに
有料の独自ドメインを使っていますが、
フィッシングメールは、
無料ドメイン使っているので、
見たこともないような
メールアドレスからのメールは
受け取り拒否メール設定にして、
偽ネットショップに
個人情報が
渡らないようにしましよう。
フィッシングメールの手口は
ますます巧妙になっているので、
万が一に備えて、
ネットショッピング専用の
メールアドレスを取得して、
通常のメールアドレスと
使い分けておくのもいいと思います。
ネットショップ、在庫切れ（欠品メール）、交換や返品、不良品やキャンセルのお詫びメール
ネットショップで
商品を購入すると
商品が届くまでに、
注文確認メール、
入金確認メール、
発送完了メールと
次々にショップから
メールが送られてきますよね。
ネットショップを開業する際に、
社用のメールアドレス取得と同時に、
これらの
メールのテンプレートを
あらかじめ作って
自動送信設定にしておくと、
業務が簡素化できて便利です。
ネットで調べると、
ショップからの
送信メールの例文が
山のように出てきます。
ネットショップの
自動送信メールだけでなく、
在庫切れを伝える欠品メール、
不良品交換メール、返品対応メール、
商品の
発送遅延を知らせるメール、
入金催促メール、
キャンセルのお詫びメール、
購入後のお礼のメールなど、
ありとあらゆる状況に
対応した
メールの
例文テンプレートが見つかります。
また、
ネットショップへ
お客様からのメールでの
問い合わせの返信メールの
書き方についても、
ネットに例文がたくさんあります。
よくある問い合わせで、
「ネットショップからのメールが届かない」
というのがありますが、
結構、入力間違いなど
お客様側の
手違いが原因の場合が多いのですが、
そんな時でも、
親切丁寧に
お客様に説明する例文が
検索できるので、
文章が苦手な人には助かります。
これらの
ネットショップメールの
テンプレートは、
コピペして使えるものが多いので
利用する手はないのですが、
個人的に、
クレーム対応や
お詫び謝罪のメールでは
使わない方がいいと思っています。
コピペした謝罪メールは、
結構、お客様にバレてしまい
心象が悪くして、
ショップの評判が
下がってしまったり、
最悪な場合、
SNSで炎上する
なんてこともあるので、
たとえ
下手くそな文章であっても、
きちんと個別に
メール対応した方が
誠意が伝わるのではないかと思います。
ちなみに
オートバックスの
ネットショップを
利用した人の口コミを見てみると、
「 購入した商品が
最寄りの店舗に届いたら
店頭からの連絡メールが届く」
ものを購入した際、
ネットショップからの
「お届け完了メール」が届き、
ショップに行ってみたが、
届いていなかった、
というものがありました。
ネットショップの
「自動送信メール」と
「手動送信メール」や
「テンプレート」は
使い分けが重要だと
自分は強く感じました。
ネットショップのメール使い分けについて
ネットショップでは、
お客様とのやりとりは
全てメールになるので、
メールの文面は
ショップの顔とも言うべき
重要なビジネスツールです。
ネット上で、
さまざまなネットショップの
返信メールの
テンプレートを検索できます。
自動送信メールは
便利で効率的ですが、
謝罪やクレーム対応には、
個人対応で
メールを送信する方が
印象がいいように思います。
