ネットショップをスタートさせると、
不良品対応を
メールでする必要が出てきます。
メールで
どんな文章を送ればよいのか？
始めたばかりの時には
悩むと思います。
ネットショップで
不良品交換の対応の
メールのテンプレートと
例文を紹介します。
ネットショップで不良品！ メールでのお詫びとお詫び状
ネットショップでの
不良品問い合わせが届いた時、
一番大切なのは
対応スピードです。
すぐにメールを返信して
お詫び状を送るのですが、
この対応は速いほど好印象！
ネットショップでの
商品の交換返品については、
「特定商取引法」に
定められています。
【消費者は、商品が届いた引渡しから
８日間が経過するまでは、
届いた商品を返品することができる。
そして、
顧客からの返品を受け付けない場合は、
ショップページ上に
「顧客は商品を返品交換できない」と
内容の特約を表示する】
という内容です。
不良品の返品対応は
ネットショップ運営者の
義務とされているので、
対応しない場合は
はっきりとその旨を記載しましょう。
とはいえ、
返金を求められるなど
法的問題に発展する前に、
丁寧にお詫びし、
商品を交換しておけば
トラブルも未然に防ぐ事ができます。
突然送られて来るであろう、
不良品への問い合わせに慌てないように、
お詫び状のテンプレートを
自分の様に作成しておくと便利です。
ネットショップの
不良品対応が起きる原因としては、
生産段階の商品の不備、
検品確認の不備、
配送中の破損などが多いので、
この3つのパターンで
使える例文を紹介します。
ポイントは、
書式は
テンプレートを参考にしながら、
ただテンプレートを貼り付けただけと
思われない様に
状況に合わせて言葉を選ぶことが大切です。
不良品のお詫び状のポイントと例文
①件名：お詫びと分かる件名
商品不備/破損の交換に関するお詫び
②本文：お礼とお詫び
この度は、
弊社の商品をご購入いただき、
誠にありがとうございます。
数ある販売店の中から
弊社の商品を選んで頂いたにもかかわらず、
誠に申し訳ございませんでした。
③経緯・原因とお詫び
原因を調査しましたところ、
生産段階の商品の不備/
検品確認の不備/
配送中に破損があった可能性がございます。
○○様には
大変なご迷惑をおかけすることなり、
心よりお詫び申し上げます。
④対応
つきましては、
商品はすぐに
新しい商品と交換させて頂きます。
お手元の商品につきましては、
お手数ではございますが、
料金着払いにて
当社までご返送下さいます様
お願い申し上げます。
⑤今後の改善法
今後は、
商品出荷時の確認手順を見直し、
再発防止に努めて参ります。
⑥連絡先・担当者明記と改めてお詫び
改めてお詫びを申し上げるとともに、
一日でも早く
交換の商品をお届けできるように
努めて参ります。
大変恐縮ではございますが、
お受け取りの日時の
ご希望がございましたら
ご返信お願い致します。
商品到着まで
今しばらくお待ちくださいませ。
ご不明な点がございましたら、
担当○○まで
お問い合わせくださいませ。
—-署名
ネットショップの
不良品対応メールの
お詫び状テンプレートは
数多く用意されています。
どれも同じような内容ですが、
同じ商品と交換できない場合や
返金など、
いくつかのパターンを
事前に用意して置くことで、
スムーズ対応できれば
高評価の対象となります。
ネットショップの不良品、問い合わせや交換をメールで
インターネットが普及した今、
ネットショップでの
不良品の返品交換や
問い合わせのやり取りは
メールだけでも十分可能です。
必要に応じて
商品に添え状を同封する等すると
高評価にも繋がります。
一番大切なのはスムーズな対応です。
基本的には、
初めの問い合わせから
24時間以内に返信、
対応するのが良いとされます。
文字だけのやり取りは、
言葉や文章選びが難しいですが、
必ずいくつかのパターンごとに
自分用のテンプレートを
用意して置くことが大切です。
文末には、
問い合わせ先と担当者を明記して、
その後の連絡も
しっかりと対応しましょう。
自分も、
注文した洋服の
サイズ違いが届いた時、
交換商品と一緒に
お詫びのメッセージと
同じメーカーの靴下が
届いた事がありました。
対応がとても丁寧だなと感じたと同時に、
得した気分にもなり、
あとでネットショップの
評価に高評価を付けました。
